Digitale Transformation systemisch angehen

Mit vielen Jahren Erfahrung im Kontext der Digitalen Transformation bin ich überzeugt, dass mit einer systemischen Herangehensweise die nachhaltigsten Erfolge erzielt werden. Abhängig von der Ausgangslage gilt es zuerst strategische Überlegungen weiter zu schärfen, bevor entsprechende Veränderungen auf die Organisation inklusive Kulturwandel oder Anpassungen von Prozessen inklusive Management von Geschäftsdaten stattfinden können. Die technologische Ebene muss abhängig der strategischen Ziele und organisatorischen Anforderungen verändert werden. Im Zentrum steht ein Projektportfolio, welches alle relevanten Änderungen in Form von Projekten inkl. Finanzierung und benötigte Ressourcen planbar und steuerbar macht.

Kulturwandel fördern

Während strategische Arbeiten insbesondere mit der Geschäftsleitung in einem kleinen Team erarbeitet werden, gestaltet sich der Kulturwandel im restlichen System oftmals als herausfordernder. Veränderungen lösen Ängste aus und Chancen aus der Digitalen Transformation müssen begreifbar gemacht werden. Hierfür eignen sich verschiedene parallele Ansätze:

Identifikation von Early Adopters in der Organisation, welche etwas verändern wollen und Unterstützung suchen.
Durchführung von Austauschformaten wie regelmässigen Kulturkaffees mit Input-Referaten und Zeit zur gemeinsamen Reflexion.
Identifikation von Innovationspotenzialen, welche in Form von Experimenten auf Nutzen und Machbarkeit geprüft werden können, bevor komplexe Projekte initiiert werden. Bspw. bei einem Design Thinking Sprint siehe Bild.

Nachhaltige Prozess-Innovation mit Prototyping

Hand aufs Herz: wieviele IT-Projekte erreichen die zu Beginn hoch gesteckten Ziele in Bezug auf Nutzen und buy-in der Organisation? Oftmals wird im Vorfeld zur Beschaffung einer neuen Lösung zu wenig Denkzeit in die nachhaltige Gestaltung innovativer Prozesse investiert. Anstelle wird eine neue Lösung eingeführt, das Budget ist aufgebraucht, die Ziele auch in Bezug auf den Kulturwandel sind nur teilweise erreicht.

Durch Anwendung von Innovationsmethoden und z.B. einfachen No-Code Tools können Prozessbeteiligte über mehrere Iterationen ihre neuen Prozesse schrittweise ohne Programmierung entwickeln und anwenden, bevor eine umfassende IT-Lösung basierend auf den geprüften Anforderungen beschafft wird. Prozessbeteiligte kommen durch diese Herangehensweise ins «doing», was einen grossen Beitrag zum Kulturwandel mit sich bringt. Man will gar nicht mehr zurück!

Die richtigen Projekte richtig machen

Systemisch geplant, können die richtigen Projekte dem Projektportfolio gemäss strategischer Priorisierung entnommen werden. Zu jedem Projekt existiert ein Projektsteckbrief mit wichtigen Informationen.

Um Projekte richtig machen zu können, ist die personelle Zusammensetzung des Projektteams entscheidend. Methodisch unterstützt durch InnoSmith können Fachmitarbeitende ihre zuvor entwickelten Prozess-Innovationen als Pflichtenhefte dokumentieren und ebenfalls durch InnoSmith unterstützt passende IT-Anbieter finden. Durch langjährige Erfahrung im öffentlichen Sektor werden nebst HERMES in der agilen Ausprägung auch die Konzeption und Umsetzung öffentlicher Ausschreibungen unterstützt.

Anthony begleitet das Amt für Grundstücke und Gebäude des Kantons Bern im Rahmen der digitalen Transformation. Dabei versteht er es, umsichtig auf die Kundenbedürfnisse einzugehen und konsequent die gesteckten Ziele zu verfolgen. Anthony kann jederzeit auf Erfahrung und Methodenkompetenz zurückgreifen und so den Transformationsprozess zusammen mit uns integral vorantreiben. Wir schätzen besonders, dass durch die systemische Herangehensweise ein Teil seiner Erfahrung auch nachhaltig in unserer Organisation verankert bleibt.

Anthony begleitet uns zielgerichtet auf dem Weg der digitalen Transformation. Mit seiner breiten Erfahrung und grossen Kompetenz, sowohl was Technologien als auch organisationaler Change und Projektmanagement angeht, ermöglicht er uns rasch vorwärts zu kommen und das Richtige zu tun – immer mit Blick auf Innovation und (Kunden-)Nutzen. Die Zusammenarbeit mit ihm stösst einen Lernprozess an, weil er die relevanten Fragen stellt, ganz konkrete Unterstützung leistet und wir so mit unserem Team ins Handeln, Ausprobieren, Reflektieren und Weiterentwickeln kommen. So zu arbeiten macht Spass, inspiriert, hat Wirkung und begeistert auch über unser Projektteam hinaus in die Organisation hinein.

Anthony versteht es hervorragend die technischen wie auch die organisatorischen Aspekte im Rahmen von Projekten welche die digitale Transformation im Fokus haben zu initiieren, zu begleiten und erfolgreich abzuschliessen. Sein fachliches Wissen ergänzt er dabei mit hoher sozialer Kompetenz und schafft es somit auf allen Stufen der Unternehmung eine uneingeschränkte Akzeptanz zu haben, welche im Interesse der Ziele und deren raschen Umsetzung sehr wichtig sind.

Wir haben gemeinsam unsere digitale Strategie weg vom Excel hin zu schlanken Administrationswegen entwickelt. Abgeleitet vom Geschäftsmodell untersuchten wir unsere Prozesse und Interaktionen mit den verschiedenen Stakeholdern. InnoSmith hat für unser NGO die geeigneten Tools abgeklärt. Als Ergebnis erhielten wir eine priorisierte Roadmap für die Transformation und der zu entwickelnden Kompetenzen. Bei der Umsetzung unserer Strategie berät und unterstützt uns Anthony praxisnah. Die einzelnen Prozesse wurden so aufgesetzt, dass sie punktgenau im Ablauf und mit den Schnittstellen passen. Getreu unserem Mudiro-Motto «In Dir muss brennen, was Du in anderen entzünden willst», haben wir in Anthony einen umsichtigen und fachlich versierten Ratgeber in Sachen strategischer Digitalisierung gefunden. Danke!

Wir haben Anthony als Innovationstreiber Digitale Medien bei uns im Mandat eingestellt. Seine Vorgehensweise war jederzeit fokussiert und strategisch. Es gelang ihm in kurzer Zeit unsere geschäftlichen Anforderungen in idealer Weise mit den zukünftigen IT-Herausforderungen zusammen zu führen. In dieser Phase wurde die Organisation validiert, die Soll-Architektur und das IT-Projektportfolio entwickelt und strategische Projekte wurden aufgegleist. Wir sehen ihn als kompetenten Berater in Märkten mit komplexem IT-Umfeld, welcher über eine gut strukturierte und pragmatische Vorgehensweise verfügt. Wir können ihn jederzeit empfehlen.

Lösungs- und Service-Innovation in der öffentlichen Verwaltung

Die öffentliche Hand als Institution ist oftmals Schlüssel für Innovation z.B. im Kontext Smart Citizen. Die Aufgabe der Verwaltung ist aber ein gesetzlicher Auftrag und nicht die Entwicklung neuer Services und Geschäftsmodelle. Um Innovation trotzdem besser fördern zu können, haben beyond civic AG und InnoSmith GmbH ein Whitepaper zur Lösungs- und Service-Innovation im Verwaltungsumfeld erstellt mit adaptierten Innovationsmethoden wie dem Public Service Model Canvas.