KI für Treuhandbüros, Finanzdienstleister und Finanzabteilungen. Weniger erfassen, mehr prüfen.

Was im Alltag viel Zeit kostet

Im Treuhandbüro kommen die Belege, wann und wie die Mandanten sie schicken: als PDF, als Foto, als Stapel Papier, selten vollständig. Jede Mandantin hat ihre eigene Ablage, und wer in den Ferien vertritt, sucht erst einmal. In der Steuersaison drängen die Fristen, danach folgen die Veranlagungen, die Ziffer für Ziffer mit der eingereichten Erklärung verglichen werden wollen. Und erfahrene Fachleute sind schwer zu finden.

In der Bank steckt viel Arbeit in den Kundendossiers. Zu jeder Kundenbeziehung gehören Abklärungen und eine Dokumentation, die über Jahre aktuell bleiben muss. Ein Kreditantrag bringt Lohnausweise, Abschlüsse und Steuerunterlagen mit, die jemand liest und gegeneinander prüft. Interne Weisungen gibt es viele, und gefunden werden müssen sie in dem Moment, in dem eine Kundin fragt. Die Daten dafür liegen verteilt in mehreren, oft älteren Systemen.

In der Finanzabteilung kommt jeden Monat der Abschluss, mit Kreditoren, Spesen und Abstimmungen, viele davon von Hand. Der Bericht für die Geschäftsleitung entsteht in Excel aus drei oder vier Systemen. Welche Verträge und Abos laufen, weiss oft nur, wer sie bezahlt. Und vor der Revision werden Kontoblätter Seite für Seite durchgegangen.

So verschieden die drei Orte sind, ein grosser Teil der Arbeit ist derselbe: Unterlagen lesen, abgleichen und dokumentieren, mit Daten, die vertraulich sind. Hier kann KI viel abnehmen, unter einer Bedingung, die in der Finanzwelt nicht verhandelbar ist: Jedes Ergebnis muss sich prüfen lassen. Banken nennen Datenschutz und Zweifel an der Korrektheit als grösste Hürden für KI, Finanzabteilungen die Qualität ihrer Daten.

Quellen: EY Bankenbarometer 2026 und BearingPoint, CFO in the age of AI.

Wie ich vorgehe

1. Den Ablauf an echten Fällen ansehen. Wir wählen den Ablauf, der Ihr Team am meisten Zeit kostet, und sehen ihn uns an echten Unterlagen an, nicht an einer Beschreibung.
2. Fachsoftware, eigene Lösung oder beides. Viele Buchhaltungen und Fachprogramme bringen inzwischen eigene KI mit. Ob sie genügt, entscheiden die gewünschte Funktion, was sie an Ihren Fällen tatsächlich leistet, der Preis und die Rahmenbedingungen, etwa wohin die Daten gehen. Wo die Fachsoftware genügt, baue ich nichts dazu.
3. Festlegen, wo die KI läuft. In der Cloud oder auf eigener Hardware: Das entscheiden der Schutzbedarf der Daten und die Vorgaben aus Gesetz, Vertrag und Mandat, die Menge der Dokumente und die laufenden Kosten, die Unabhängigkeit von einem Anbieter und die Qualität, die die Aufgabe verlangt. Wo es passt, sieht ein Modell in der Cloud nur anonymisierte Dokumente.
4. Die Daten in Ordnung bringen. Viele KI-Vorhaben scheitern nicht am Modell, sondern an den Daten. Doppelte Lieferanten, veraltete Stammdaten und uneinheitliche Ablagen kommen deshalb zuerst auf den Tisch.
5. Testen, einführen, begleiten. Eine erste Fassung arbeitet mit Ihren Unterlagen, und Ihre Fachleute beurteilen das Ergebnis. Ausgebaut wird erst, wenn es trägt. Anpassungen und Betrieb übernehme ich auf Wunsch im Begleitmandat.

Was Sie davon haben und was es kostet

Ihre Fachleute erfassen weniger und prüfen mehr. Die Maschine liest, gleicht ab und markiert, was nicht passt. Die Fachperson entscheidet das Zweifelhafte und gibt frei. Bei Steuerdokumenten und Kontoblättern steht jeder Befund neben seiner Stelle im Original und lässt sich deshalb rasch nachprüfen. Wo gerechnet wird, rechnet geprüfte Software, nicht das Sprachmodell. Wer was freigegeben hat, bleibt festgehalten, für Mandanten, Revision und Geschäftsleitung.

Dazu kommt, was die meisten Programme gar nicht zeigen: wofür das Geld tatsächlich geht, welche Abos sich bald verlängern und wo eine Lizenz doppelt bezahlt wird.

Der Einstieg ist klein, ein Ablauf, geprüft an echten Fällen. Abgerechnet wird nach Aufwand, mit einem Kostendach, das wir vor Beginn vereinbaren (Konditionen). Laufende Kosten, etwa für einen eigenen Rechner oder für KI-Dienste, stehen im Konzept als eigener Posten. So lässt sich die Lösung über mehrere Jahre rechnen.

Warum mit mir

Ich arbeite selbst mit dem, was ich empfehle. Meine eigene Kreditorenbuchhaltung läuft mit InvoiceInsight, das ich gebaut habe. Die Lösungen weiter unten zeigen, was sich sonst umsetzen lässt.

Strategie und Umsetzung liegen bei derselben Person. Was im Konzept steht, baue ich später selbst, darum steht dort nichts, was sich nicht bauen lässt.

Ich bin an keinen Software- oder KI-Anbieter gebunden. Ob Ihre Fachsoftware genügt, kann ich deshalb sagen, ohne etwas anderes verkaufen zu müssen.

Wie Systeme, Daten und Abläufe in einer grossen Organisation zusammenhängen, habe ich als Enterprise Architect und als Leiter Digitale Transformation der BLS gelernt. An der Berner Fachhochschule führe ich als Co-Leiter und Hauptdozent das CAS Innovation & Business Design und das CAS Transformation & Changemanagement. Dort unterrichte ich, wie neue Angebote entstehen und wie eine Organisation eine Veränderung mitträgt.