KI-Beratung für Gemeinden, Städte und Kantone. Veränderung, die in der Organisation ankommt.

Was die Arbeit heute schwer macht

Verwaltungsarbeit ist zu einem grossen Teil Arbeit mit Text: Anträge an Gemeinderat oder Regierung, Stellungnahmen in Vernehmlassungen, Gesuche und Bewilligungen, Anfragen aus der Bevölkerung, Verträge, Protokolle, Reglemente. Vieles davon wiederholt sich in ähnlicher Form, und doch beginnt die Arbeit oft mit derselben Suche: Wie wurde das letzte Mal entschieden, und wo steht es?

Gleichzeitig fehlen die Leute dafür. Mehr als jede zweite Gemeinde spürt den Fachkräftemangel, am stärksten in Bau, Finanzen und Kanzlei, und Kaderstellen bleiben oft monatelang offen. Mit jeder Pensionierung geht Wissen, das nirgends aufgeschrieben ist. Für drei Viertel der Kantone ist fehlendes Personal das grösste Hindernis, KI überhaupt einzusetzen.

Dazu kommen Fragen, die eine Verwaltung beantworten muss, bevor sie anfängt. Jede Antwort an die Bevölkerung muss sich begründen lassen, und Dokumente können öffentlich werden. Was beschafft werden soll, verlangt ein Pflichtenheft und ein Verfahren, das Zeit braucht. Wer zuständig ist, wenn KI quer durch die Ämter wirkt, ist selten geklärt. Und viele Mitarbeitende nutzen ChatGPT längst nebenher, ohne dass festgelegt ist, was dort hineindarf.

Hier kann KI viel abnehmen, wenn sie dort eingesetzt wird, wo sie trägt, und jede Antwort begründbar bleibt.

Quellen: PwC-Gemeindeumfrage 2026 und Nationale E-Government-Studie 2025, Schwerpunktbericht KI.

Wie ich vorgehe

1. Vom Auftrag aus denken. Wir beginnen beim Leistungsauftrag, nicht bei der Technik: Welche Leistungen erbringt das Amt, für wen, und wo würde KI sie besser machen? Dafür habe ich das Business Model Canvas für die Verwaltung weitergedacht, zum Public Service Model Canvas.
2. Regeln festlegen. Welche Daten in welchen Dienst dürfen, wer freigibt und was protokolliert wird, auf Wunsch ausformuliert als KI-Richtlinie für die Mitarbeitenden. Ob die KI in der Cloud oder im eigenen Haus läuft, entscheiden der Schutzbedarf der Daten, die Vorgaben von Gesetz und Informatik, die laufenden Kosten und die Unabhängigkeit von einem Anbieter.
3. Ein Ablauf als Pilot. Ein konkreter Ablauf, getestet an echten Fällen. Die Fachabteilung beurteilt das Ergebnis, bevor über den Ausbau entschieden wird. Mit dem AI Role Canvas legen wir fest, wie viel die KI bei diesem Ablauf übernimmt, wer sie beaufsichtigt und wann man bewusst wieder mehr von Hand macht.
4. Beschaffen oder bauen. Ob ein Produkt passt, entscheiden die gewünschte Funktion, was es an Ihren Fällen tatsächlich leistet, der Preis über die ganze Laufzeit und die Rahmenbedingungen wie Datenschutz und Betrieb. Passt eines, erarbeite ich mit Ihnen Pflichtenheft und Evaluation, auf Ihrer Seite des Tisches. Passt keines, baue ich die Lösung.
5. Einführen, mit den Menschen. Projektleitung nach HERMES, klassisch oder agil, Schulung der Mitarbeitenden und, wo es passt, digitale Beteiligung mit Decidim.

Was Sie davon haben und was es kostet

Fachstellen gewinnen Zeit für die Fälle, die ein Urteil verlangen. Das Eindeutige prüft die Maschine, gegen Regeln, die Ihre Fachabteilung festlegt. Jede Abweichung ist benannt und jeder Schritt protokolliert. Entscheiden tun weiterhin Menschen, und sie können begründen, wie es zum Entscheid kam.

Ein Pflichtenheft, das auf einem erprobten Pilot beruht, bringt vergleichbare Angebote. Wissen, das heute in einzelnen Köpfen steckt, wird auffindbar. Und weil Mitarbeitende ihre künftigen Abläufe an einer ersten Fassung selbst mitgestalten, wird die Lösung auch genutzt, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Begonnen wird klein, mit einer Standortbestimmung oder einem Pilot. Abgerechnet wird nach Aufwand, mit einem Kostendach je Schritt, das wir vor Beginn vereinbaren (Konditionen). So lässt sich jeder Schritt einzeln beantragen und abschliessen.

Warum mit mir

Ich kenne die Verwaltung aus vielen Mandaten in Kantonen, Städten und Gemeinden (Referenzen): beraten, Projekte geleitet, Veränderung begleitet, nach HERMES, klassisch wie agil.

Bei einer Beschaffung stehe ich auf Ihrer Seite. Weil ich an keinen Anbieter gebunden bin, kann ich ein Pflichtenheft schreiben, Angebote vergleichen oder eine Zweitmeinung zu einer Strategie oder Offerte geben, ohne ein Produkt verkaufen zu wollen.

Wo die Bevölkerung mitreden soll, bringe ich die Beteiligung gleich mit: InnoSmith ist offizieller Decidim-Partner. Decidim ist eine Open-Source-Software, sie gehört keinem Anbieter. Ihre Plattform lässt sich deshalb auch ohne mich weiterbetreiben und weiterentwickeln.

Wie eine grosse Organisation eine Veränderung mitträgt, habe ich als Leiter Digitale Transformation der BLS erlebt. An der Berner Fachhochschule führe ich als Co-Leiter und Hauptdozent das CAS Innovation & Business Design und das CAS Transformation & Changemanagement.